Guida dell'utente

1. Il primo accesso

Di norma non si crea un account da soli: è l'amministratore che inserisce la persona e le manda un invito. L'invito è un collegamento che porta a una pagina dove si imposta la propria password - nessuna password viene mai spedita. Da quel momento si entra con la propria email e quella password.

Una volta dentro, dal menu con il tuo nome in alto a destra puoi:

• Profilo - i tuoi dati di account;
• Password - cambiarla;
• Autenticazione a due fattori - attivare un'app di autenticazione e generare i codici di recupero;
• Esci.

2. Come è fatta la finestra

La barra superiore

Da sinistra a destra:

• Il marchio - riporta alla home.
• Il pulsante con le tre righe - apre e chiude il rail. Sui monitor stretti il rail diventa a comparsa.
• La casella di ricerca - cerca fra le pagine e fra i dati (§4).
• Sole / luna - passa dal tema chiaro a quello scuro. È una scelta tua, ricordata su questo browser.
• La sigla della lingua (IT, EN…) - cambia la lingua dell'interfaccia.
• La stella - aggiunge la pagina che stai guardando ai Preferiti, la prima sezione del rail. È un elenco tuo, che ti segue su qualunque computer.
• La busta - i messaggi, con il numero di quelli non letti (§6).
• La campanella - le notifiche, con il numero di quelle non lette (§5).
• Il tuo nome - il menu utente.

Il rail

Le voci sono raggruppate in sezioni a soffietto; alcune voci importanti stanno fuori sezione, sempre in vista. In cima c'è Preferiti, in fondo il collegamento a questa guida e il numero di versione. Il rail si può ridurre a icone: la scelta viene ricordata.

3. Lavorare a schede

Se l'installazione ha attivo il modulo layout multi-scheda, ogni pagina che apri diventa una scheda sopra il contenuto, e le schede restano vive: torni su una scheda e ritrovi la griglia dove l'avevi lasciata, con i suoi filtri e la riga selezionata.

• La X chiude una scheda; il tasto destro apre il menu con "chiudi le altre" e simili.
• Le schede si riordinano trascinandole.
• Restano aperte anche dopo un aggiornamento del browser.
• C'è un numero massimo (impostato dall'amministratore): oltre quello, la scheda più vecchia che non stai usando si chiude da sé.

4. Cercare

Nella casella in alto scrivi qualche lettera e premi Invio: la pagina dei risultati raggruppa per categoria. Trovi le pagine dell'applicazione (utile per arrivare dove non ricordi la voce di menu) e i dati che la tua installazione ha reso ricercabili - clienti, ordini, documenti, quello che è.

5. Notifiche

La campanella porta gli avvisi: qualcosa è successo e ti riguarda. Il numero rosso conta i non letti; il pannello si apre facendo clic sulla campanella e le notifiche arrivano mentre la pagina è aperta, senza ricaricare.

• Segna tutte come lette - azzera il contatore.
• Elimina lette - ripulisce l'elenco. Chiede conferma, e non tocca mai le notifiche non ancora lette: quello che stai per leggere non si può perdere premendola.
• Impostazioni notifiche - scegli quali servizi possono avvisarti (§10).

6. Messaggi

La busta porta il contenuto: i commenti e le comunicazioni che ti riguardano, raccolti come conversazioni. A sinistra le conversazioni, a destra i messaggi dalla più vecchia alla più recente. Aprire una conversazione significa leggerla: pagina, pannello e busta si aggiornano insieme.

7. Le mie attività

Le mie attività è la tua lista di scadenze e cose da fare: non un'agenda di appuntamenti. Le righe sono raggruppate per finestra di scadenza (in ritardo, oggi, questa settimana, senza scadenza) e la vista si può cambiare da Lista a Calendario.

Su ogni attività puoi mettere:

• Scadenza - una data, con un'ora facoltativa. Senza ora, la scadenza è rispettata in qualunque momento di quel giorno.
• Priorità.
• Avanzamento in percentuale, a scatti di 10.
• Promemoria - quanti giorni prima vuoi essere avvisato. L'avviso arriva come notifica all'ora fissata dall'amministratore per l'installazione (8:00 come impostazione predefinita), e ne arriva uno anche quando l'attività sfora la scadenza.
• Ricorrenza - giornaliera, settimanale, mensile o annuale, con intervallo: quando completi l'attività, nasce da sé la prossima occorrenza, che conserva durata, progetto e promemoria.
• Progetto e area, se l'installazione ha il modulo di gestione attività.

Nella lista possono comparire anche righe che non hai creato tu: la colonna Origine le distingue (per esempio le richieste di lavoro che hai preso in carico). Quelle si modificano dalla loro pagina, non da qui.

8. Le pagine di dati

Le pagine di gestione hanno tutte la stessa forma: una barra comandi in alto che agisce sulla riga selezionata, e la griglia sotto.

Filtrare, ordinare, raggruppare

• Riga dei filtri - la prima riga sotto le intestazioni: scrivi e la griglia si restringe.
• Imbuto sull'intestazione - un filtro a elenco di valori.
• Clic sull'intestazione - ordina; un secondo clic inverte.
• Trascina un'intestazione nella barra in cima alla griglia per raggruppare per quel campo.
• I totali a piè di griglia (conteggi, somme) si ricalcolano sui dati filtrati.

Modificare

• I campi obbligatori vengono segnalati al salvataggio, con il messaggio accanto al campo.
• Salva chiude e mostra un avviso di esito in basso; la griglia si ricarica.
• Elimina (in basso a sinistra, solo su un record esistente) chiede conferma. Se il dato è usato altrove, il database rifiuta e compare un avviso: è corretto, significa che l'eliminazione romperebbe qualcosa.
• Se un collega ha salvato la stessa riga mentre la stavi modificando, compare un avviso di conflitto: riapri la riga e rifai la modifica sui dati aggiornati.

9. Gestione attività

Questa sezione c'è solo se l'installazione ha il modulo Gestione attività attivo. Porta cinque pagine, tutte diverse letture dello stesso lavoro.

9.1 Richieste

Una richiesta è lavoro chiesto a qualcuno: a una persona o a un reparto. Due schede: Ricevute (quello che è stato chiesto a te, o a un'unità di cui fai parte) e Inviate (quello che hai chiesto tu).

Il ciclo di vita, e chi può fare cosa:

Mostra chiuse fa riapparire evase, rifiutate e annullate. I comandi che non ti competono sono spenti: la barra rispecchia i permessi, non li nasconde.

9.2 Progetti e aree

Un progetto è ciò a cui si intestano attività e richieste. Vedi i progetti che hai creato e quelli di cui sei membro; chi lo ha creato è l'unico che lo rinomina, lo archivia e gestisce le persone. Intestare un'attività a un progetto significa condividerla con i suoi membri.

• I progetti non si cancellano: si archiviano ("Mostra archiviati" per rivederli). Il lavoro già intestato resta leggibile.
• Dentro un progetto si possono creare aree a piacere, anche annidate (per esempio Frontend / Backend / Grafica): servono per organizzare il lavoro. Se un progetto ha aree, scegliere l'area diventa obbligatorio.
• Un'area non si elimina se contiene sotto-aree, attività o richieste: prima si svuota.

9.3 Kanban

La bacheca di un progetto: scegli il progetto in alto e vedi le attività di tutti i membri in tre colonne - Da fare, In corso, Fatto.

• Le colonne sono una lettura dell'avanzamento, non un'etichetta a parte: Da fare = 0%, In corso = da 1 a 99, Fatto = completata. Perciò bacheca ed elenco delle attività non possono mai raccontare cose diverse.
• Trascina una card per spostarla: entrando in "In corso" l'avanzamento va a 10% (se era già più avanti, resta); portandola in "Fatto" l'attività si completa.
• Le card con il lucchetto sono di altri: si aprono in lettura ma non si spostano. Il creatore del progetto può aprire il lucchetto e modificarle (mai eliminarle: distruggere resta di chi possiede l'attività).
• Doppio clic su una card apre la scheda dell'attività; Nuovo ne crea una già sul progetto, e con il selettore puoi intestarla a un altro membro - che diventa il proprietario.
• Le intestazioni delle colonne si riordinano trascinandole.

9.4 Gantt

Lo stesso progetto su una linea del tempo: le aree come albero a sinistra, le barre a destra. Anche questa è una lettura - le date si cambiano dalla scheda dell'attività (doppio clic sulla riga).

Come si legge, senza sorprese:

• Una barra compare solo se l'attività ha sia inizio sia scadenza; il riempimento è l'avanzamento.
• Con una sola data c'è un rombo (milestone).
• Senza date la riga c'è comunque, elencata senza barra: niente viene nascosto e nessuna data viene inventata.
• Una riga d'area va dal primo inizio all'ultima scadenza di tutto quello che contiene; la sua percentuale è la media pesata sulla durata delle attività. Se non c'è niente da pesare compare "—", non 0%.

9.5 Scheda ore

La tua scheda mese per mese: una riga per giornata e per destinazione, ore a quarti (0,25 / 0,5 / 0,75) e massimo 24 ore al giorno. La riga va su un'attività di un progetto oppure su una descrizione libera, per il lavoro che nessun progetto copre.

10. Le mie preferenze

In Impostazioni › Notifiche decidi quali servizi possono avvisarti: ogni servizio capace di mandare notifiche si registra qui, con una riga e un interruttore. Spegnerne uno significa che le sue notifiche non ti raggiungono più - né campanella, né contatore, né avviso a comparsa. Alcune sorgenti possono essere marcate "sempre attiva" e non si silenziano.

Sono impostazioni per account: valgono per te e non toccano nessun altro.

Le altre scelte personali stanno dove le usi:

• tema chiaro/scuro e lingua nella barra superiore;
• preferiti con la stella;
• rail aperto o a icone con il pulsante a tre righe;
• schede aperte: restano quelle che lasci.

11. Amministrazione

La sezione Amministrazione del rail appare solo a chi ha il ruolo Admin. Sono impostazioni dell'installazione: valgono per tutti.

11.1 Utenti e inviti

Il record principale è la persona; la login viene dopo. È così che si può mettere qualcuno nell'organigramma prima che abbia un account.

1. Nuovo utente - nome, cognome, email. La persona nasce In attesa: nessuna login ancora. L'email non è più modificabile dopo: è la login.
2. Invia o reinvia l'invito - crea la login e genera il collegamento per impostare la password. Si può ripetere: emette un collegamento nuovo e invalida il precedente.
3. Quando la persona imposta la password diventa Attivo.

Gli altri comandi:

• Modifica utente - nome e cognome (non l'email).
• Disabilita - la persona resta in anagrafica e nell'organigramma, ma la login è bloccata e le sessioni aperte cadono subito. Si riabilita dallo stesso comando.
• Elimina - rimuove la persona; si può scegliere se eliminare anche la login.
• Ruoli - si assegnano dalla colonna Ruoli della riga.
• I filtri Tutti / Attivo / In attesa in barra comandi, più la casella di ricerca.

11.2 Ruoli

I ruoli raggruppano gli utenti; le pagine dichiarano quale ruolo richiedono. Admin è quello predefinito e dà accesso a tutta l'amministrazione: non si elimina. I ruoli nuovi si creano qui e si assegnano dalla pagina Utenti.

11.3 Organigramma

Reparti e team, ad albero, a profondità libera. Le icone sulla riga: rinomina, gestisci i membri, crea una sotto-unità, elimina.

• L'organigramma serve a indirizzare: una richiesta di lavoro può essere rivolta a un'unità invece che a una persona, e la vedono i suoi membri.
• Un'unità con dentro qualcosa non si elimina: prima si sposta o si svuota.
• Uno spostamento che creerebbe un ciclo viene rifiutato.

11.4 Moduli aggiuntivi

Ogni modulo presente nell'installazione ha la sua card: interruttore di attivazione, versione, chiave di licenza e - se il modulo le porta - le sue impostazioni. Attivare o disattivare un modulo si vede subito, senza riavviare l'applicazione: per esempio spegnere il layout multi-scheda riporta l'applicazione a una pagina per volta.

Il modulo Layout multi-scheda porta due impostazioni:

• Numero massimo di schede aperte;
• Quando le schede superano la finestra: vanno a capo su una nuova riga, oppure scorrono.

11.5 Aspetto

I colori dell'installazione, condivisi da tutti gli utenti:

• Logotipo - solo testo, solo immagine, oppure immagine e testo. Si caricano due varianti (per fondi chiari e per fondi scuri, PNG, WebP o SVG fino a 512 KB) e la variante giusta viene scelta da sé; con una sola caricata, quella vale sempre.
• Colore del marchio - un solo colore guida tutto: i componenti ne derivano l'intera scala e la shell la rilegge per la propria interfaccia.
• Colori delle superfici - rail e pannelli possono avere un fondo proprio; il testo si adatta da sé al contrasto.

11.6 Lingue e traduzioni

• Lingue - l'inglese è integrato; le altre si abilitano con l'interruttore o si aggiungono scegliendo una cultura. Una lingua abilitata compare subito nel selettore della barra superiore, senza riavvio.
• Traduzioni - si filtrano per lingua, risorsa e sezione, si cerca nel testo inglese o nella traduzione, e "solo mancanti" mostra ciò che resta da fare. Una traduzione modificata qui non viene mai sovrascritta dagli aggiornamenti.
• Esporta - scarica le traduzioni di una lingua, per travasarle su un'altra installazione.

11.7 Processi in background, tariffe, report

Processi in background elenca i lavori ricorrenti (promemoria delle attività, pulizia della posta, scadenze delle richieste): quando sono passati, quando passeranno, com'è finita l'ultima volta, e Esegui ora per non aspettare. Un errore su un processo non ferma gli altri.

Le due pagine arrivano col modulo di gestione attività. Un aumento di tariffa è una riga nuova con la data da cui vale: i mesi già chiusi non cambiano numeri. Nel report ogni riga è pagata alla tariffa in vigore quel giorno; per una persona senza tariffa il costo resta vuoto, con un avviso - non zero.

12. Che cosa non c'è ancora

Per la parte tecnica - installazione, estensioni, moduli - vedi la guida dello sviluppatore.